Cómo preparar un agente de voz IA para tu temporada alta
La temporada alta cambia por qué llama la gente, cuánta paciencia tiene y qué puedes prometer. Ajusta tu agente de voz IA unas semanas antes del pico y relájalo cuando termine.
Empieza por lo que cambia en las llamadas
Revisa el pico del año pasado. ¿Qué preguntas se duplicaron? ¿Cuáles desaparecieron? Una empresa de calefacción recibe avisos de "no hay calefacción" en la primera semana de frío. Una gestoría recibe dudas sobre documentos que faltan en los últimos días antes de un plazo. Un vivero recibe preguntas sobre fechas de entrega en primavera. Anota las cinco o seis preguntas que dominan y construye en torno a ellas.
Actualiza la base de conocimiento para el pico
Los datos de temporada caducan rápido. Añade los horarios temporales, el plazo actual para conseguir una cita, la fecha límite a partir de la cual no aceptas trabajo nuevo y cualquier servicio que pausas. Marca cada entrada con la fecha en que deja de ser cierta para acordarte de quitarla.
Acorta la toma de datos
Cuando el teléfono suena todo el día, un cuestionario de diez preguntas es demasiado largo para quien llama y para tu equipo. Deja solo lo imprescindible: nombre, teléfono de contacto, qué necesita y qué tan urgente es. Lo demás puede esperar a la llamada de seguimiento.
Di el tiempo de espera real
La gente acepta una demora si la oye pronto. Dile al agente el plazo real ("la próxima visita libre es dentro de unas dos semanas") para que no ofrezca huecos que no puedes cumplir. Actualiza esa frase cada vez que cambie tu agenda.
Decide qué tiene prioridad
En plena avalancha no todas las llamadas pesan igual. Dale al agente una regla corta sobre cuáles pasan a una persona de inmediato, como problemas de seguridad o un cliente con un trabajo en curso, y cuáles se registran para el siguiente día laborable.
Prevé los minutos extra
Más llamadas significan más minutos. Revisa tu saldo de créditos antes del pico, ya que un crédito equivale a 60 segundos de llamada, y amplía tu plan si el historial de la temporada pasada apunta a un aumento.
Vuelve a la normalidad al terminar
Quita las entradas de temporada, restablece la toma de datos completa y recupera el horario habitual. Pon un recordatorio en el calendario para la fecha en que esperas que acabe.
Ejemplo: la semana del plazo
Persona: Hola, necesito que presenten mi declaración, ¿llego tarde?
Agente: Todavía no. Seguimos aceptando declaraciones nuevas hasta el viernes a mediodía. ¿Me dices tu nombre y el mejor número para localizarte?
Persona: Claro. Soy Dana y me falta un formulario.
Agente: No pasa nada, nuestro equipo te dirá qué enviar exactamente. ¿El formulario que falta es de una empresa o de un banco?
Cuánto cuesta
InfiVoice cobra por créditos y un crédito equivale a 60 segundos de llamada. El plan Free incluye 100 créditos. Pro cuesta $79 al mes con 250 créditos.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debo prepararlo?
Unas semanas antes del inicio habitual, para tener tiempo de probar las respuestas nuevas con llamadas reales.
¿Puedo darle al agente horarios distintos solo para la temporada?
Sí. Configura los horarios temporales y los cierres por festivos, y quítalos cuando termine la temporada.
¿Y si las llamadas llegan más rápido de lo que mi equipo puede devolverlas?
Haz que el agente registre cada solicitud con su urgencia, así tu equipo empieza por las más apremiantes.
¿Debo avisar a quien llama de que hay mucha demanda?
Una frase breve y sincera sobre los tiempos de espera suele reducir la frustración. Mantenla concreta.
Relacionado
- /blog/como-configurar-horarios-y-festivos-en-un-agente-de-voz-ia
- /blog/como-manejar-llamadas-urgentes-con-agente-de-voz-ia