Guion telefónico para academias de idiomas (para copiar y pegar)
El teléfono de una academia de idiomas suena más a la hora de comer, después del trabajo y justo antes de un nuevo trimestre, cuando tus profesores están en clase y la recepción está ocupada. Quien pregunta por clases de inglés, español o francés suele querer saber qué nivel le corresponde y cómo empezar, y muchos llaman a la siguiente academia si nadie contesta. Un guion escrito hace que cada llamada sea consistente y recoja lo necesario para reservar una prueba de nivel o una primera clase. Copia el de abajo, cambia las partes entre corchetes y úsalo con una persona o con un agente de voz con IA.
Antes de copiarlo
Decide algunas cosas primero. Qué idiomas enseñas, qué niveles, si las clases son presenciales, en línea o ambas, grupales o particulares, las fechas de cada ciclo y tu horario, cómo funciona la prueba de nivel y quién atiende las dudas de los alumnos actuales.
Deja una regla arriba. Nunca prometas fluidez, notas de exámenes ni plazos, y nunca des un precio, descuento o fecha de inicio que no hayas confirmado. Cita tarifas solo de tu lista de precios y di quién dará seguimiento al resto.
1. Saludo
> "Gracias por llamar a [Nombre de la academia], habla [Nombre]. ¿En qué puedo ayudarte?"
Fuera de horario, dilo y sigue siendo útil.
> "Gracias por llamar a [Nombre de la academia]. Ahora estamos cerrados y abrimos el [Día] a las [Hora]. Dime tu nombre, el idioma que quieres aprender y el mejor número, y [Nombre] te devolverá la llamada."
2. Conocer al alumno y su objetivo
> "¿Qué idioma te gustaría aprender?"
> "¿Es para ti, para un niño o para un equipo de tu empresa?"
> "¿Lo has estudiado antes? ¿Cómo describirías tu nivel hoy?"
> "¿Cuál es tu objetivo, por ejemplo trabajo, viajes, estudios o un examen?"
Anota sus propias palabras. Alguien que prepara una entrevista de trabajo el mes que viene y alguien que empieza de cero para un viaje del año que viene necesitan conversaciones distintas.
3. Encontrar el curso adecuado
> "Tenemos clases para ese idioma y ese nivel. Te cuento cómo funcionan."
Describe solo los idiomas, niveles y formatos que realmente ofreces. Si no enseñas algo, dilo con amabilidad.
> "Ese idioma no lo enseñamos. Prefiero decírtelo ahora, y con gusto te explico lo que sí ofrecemos."
4. Horario y formato
> "¿Prefieres mañanas, tardes o fines de semana? ¿Presencial o en línea?"
> "No quiero adivinar los horarios de las clases. [Nombre] revisará qué grupo te conviene y te llamará antes del [Día]."
No prometas una fecha de inicio, un profesor ni un grupo hasta que esté confirmado.
5. Preguntas de precio
> "Nuestras tarifas están en la lista de precios y te las puedo compartir. [Nombre] también te explicará qué incluyen cuando nos visites."
Nunca inventes un precio. Si no publicas tarifas, di quién las explicará.
6. Reservar una prueba de nivel o primera clase
> "Me encantaría programar una prueba de nivel para encontrar el curso adecuado. ¿Te funciona el [Día, Hora] o el [Día, Hora]?"
> "¿Me das tu nombre y el mejor número para llamarte?"
> "¿Hay algo que quieras que el profesor sepa antes de que vengas?"
Repite el día, la hora y el número de contacto.
7. Llamadas de alumnos actuales
> "¿Cómo te llamas y en qué clase estás?"
> "Se lo paso ahora mismo a [Profesor o Coordinación] y te llamarán antes de [hora]."
Toma un mensaje claro. Pasa las ausencias, los cambios de horario y las dudas de pago a la persona correcta y promete solo una llamada de vuelta.
8. Llamadas urgentes o poco claras
> "Gracias por avisarme. ¿Cómo te llamas y cuál es el mejor número?"
> "Estoy enviando esto a [Coordinación o número] ahora mismo."
Define un contacto de escalamiento para llamadas urgentes, como una clase movida a última hora o un alumno que se perdió de camino, y haz que el guion las pase ahí de inmediato. Ante una emergencia, pide a quien llama que contacte primero a los servicios de emergencia.
9. Despedida
> "Gracias, [Nombre]. Quedas reservado para una prueba de nivel el [Día, Hora]. Si algo cambia, llámanos al [número]. Tenemos ganas de conocerte."
Usa este guion como agente de voz con IA en InfiVoice
Puedes convertir este guion en un agente de voz que conteste a la hora de comer, después del trabajo y en las semanas de matrícula, incluso cuando tus profesores están en clase.
Empieza por el flujo de la llamada. Pega el saludo y añade las preguntas en orden: idioma, para quién es, nivel, objetivo, días y formato preferidos, y luego nombre y teléfono. Configura los alumnos actuales y las llamadas urgentes como ramas aparte que envían un mensaje y prometen una llamada de vuelta.
Después añade una base de conocimiento con tus idiomas, niveles, formatos, fechas de cada ciclo, horario, proceso de prueba de nivel y las tarifas que quieras compartir. InfiVoice responde con ese contenido en lugar de adivinar. Conecta tu calendario para que las pruebas de nivel caigan en el hueco correcto. Si quienes llaman hablan más de un idioma, lee nuestra guía sobre cómo manejar llamadas en varios idiomas.
Por último, pruébalo llamando. Simula a un principiante, a alguien que prepara un examen, a un padre que pregunta por un hijo, una pregunta de precio, un alumno actual y una llamada urgente. Ajusta el flujo y sal en vivo.
InfiVoice cobra en créditos y un crédito equivale a 60 segundos de llamada. El plan Free incluye 100 créditos, suficientes para construir y probar el guion. Pro cuesta $79 al mes con 250 créditos.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe preguntar la recepción cuando alguien llama a una academia de idiomas?
El idioma, quién es el alumno, su nivel actual, su objetivo, los días y el formato que le sirven y su nombre y teléfono. Luego ofrece una prueba de nivel y confírmala en voz alta.
¿Debo prometer resultados por teléfono?
No. Explica cómo funcionan las clases y cómo se hace la prueba de nivel, y deja la fluidez y los resultados de exámenes fuera de la llamada.
¿Puede un agente de voz con IA atender las llamadas de una academia de idiomas?
Puede hacer las preguntas de arriba, responder con tus cursos y políticas y reservar una prueba de nivel en tu calendario. Decide antes quién atiende a los alumnos actuales y las llamadas urgentes.
¿Puedo probarlo sin pagar?
Sí. El plan Free incluye 100 créditos.
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