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Guion telefónico para administración de propiedades (para copiar y pegar)

InfiVoice · 2026-11-14

Las llamadas a una oficina de administración de propiedades vienen de inquilinos con un problema de mantenimiento, interesados en una unidad, propietarios con preguntas y proveedores, muchas veces en la misma hora. Un guion escrito ayuda a quien contesta a separarlas en el primer minuto, tomar los datos correctos y pasar cada una a la persona adecuada. Copia el de abajo, cambia lo que va entre corchetes y úsalo con una persona o con un agente de voz con IA.

Antes de copiarlo

Decide primero qué propiedades administras, quién atiende mantenimiento, alquileres y consultas de propietarios, cómo llegan las emergencias fuera de horario a alguien y quién devuelve las llamadas.

Deja una regla arriba. Nunca des asesoría legal, ni cites rentas o cargos de memoria, ni prometas una fecha de reparación, ni hables por teléfono de la cuenta de otro residente. Di quién confirmará y cuándo.

1. Saludo

> "Gracias por llamar a [Nombre de la empresa], habla [Nombre]. ¿En qué puedo ayudarte?"

Fuera de horario:

> "Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Ahora nuestra oficina está cerrada. Si es una emergencia como un incendio, olor a gas o alguien en peligro, cuelga y llama a emergencias. Si es un problema urgente de mantenimiento, quédate en la línea y tomo tus datos para nuestro equipo de guardia. Para cualquier otra cosa, puedo tomar un mensaje y alguien te llamará [Día, Hora]."

2. Averigua quién llama

> "¿Eres residente actual, interesado en alquilar, propietario, o llamas por otra cosa?"

Desde ahí, sigue las secciones de abajo.

3. Primero, la seguridad

Pregunta esto pronto cuando mencione un problema en una propiedad.

> "¿Hay alguien en peligro ahora mismo, o hay fuego, olor a gas o una inundación?"

Si la respuesta es sí, pide que se ponga a salvo y llame a emergencias. No intentes resolverlo por teléfono. Cuando esté a salvo, toma su nombre, unidad y número para que tu equipo dé seguimiento.

4. Solicitudes de mantenimiento de residentes

> "¿Me das tu nombre, la dirección de la propiedad y tu número de unidad?"

> "¿Qué está pasando? Cuéntamelo con tus palabras."

> "¿Cuándo empezó?"

> "¿Es seguro quedarse en la unidad?"

> "¿Cuál es el mejor número para contactarte y hay un horario en que se pueda entrar?"

No adivines la causa.

> "Gracias, ya lo registré. Nuestro equipo de mantenimiento te dará seguimiento y [Nombre] confirmará los tiempos."

5. Consultas de alquiler

> "¿Qué propiedad o unidad te interesa?"

> "¿Para cuándo piensas mudarte?"

> "¿Cuántas personas vivirían allí?"

> "¿Me das tu nombre, número y correo para que nuestro equipo de alquileres te envíe los detalles?"

> "Puedo agendar una visita para [Día, Hora] o [Día, Hora]. ¿Cuál te viene mejor?"

No des rentas, depósitos ni disponibilidad si no están en tu anuncio oficial. Di dónde puede consultarlos.

6. Llamadas de propietarios y proveedores

> "Claro. ¿Me das tu nombre y la propiedad por la que llamas?"

> "Paso esto a [Nombre], que lo gestiona, y te llamará [Día u Hora]."

7. Preguntas de pagos y contratos

> "Puedo tomar un mensaje para nuestro equipo de contabilidad. ¿Me das tu nombre, unidad y el mejor número?"

Nunca leas saldos ni condiciones del contrato a alguien a quien no hayas confirmado.

8. Despedida

> "Gracias, [Nombre]. Anoté todo y [Nombre] te dará seguimiento [Día, Hora]. Si algo cambia, llámanos al [número]. En una emergencia, llama siempre primero a emergencias."

Usa este guion como agente de voz con InfiVoice

Puedes convertir este guion en un agente de voz que conteste mientras tu equipo está en visitas o en obra, y fuera de horario.

Empieza por el flujo de la llamada. Pega el saludo y añade la pregunta de quién llama como primera rama. En la rama de residentes, pon primero la pregunta de seguridad, para que quien llame con fuego, olor a gas o una inundación reciba la indicación de ponerse a salvo y llamar a emergencias. Después añade las preguntas de mantenimiento en orden: nombre, dirección, unidad, problema, horario. Configura todo lo que sea saldos o condiciones del contrato como una rama que toma un mensaje y promete una devolución de llamada.

Luego añade una base de conocimiento con las propiedades que administras, el horario de la oficina, cómo funcionan las solicitudes de mantenimiento y tus políticas de alquiler. InfiVoice responde con ese contenido en lugar de adivinar. Conecta tu calendario para que las visitas caigan en el hueco correcto y decide de antemano cuándo el agente pasa la llamada a una persona.

Por último, pruébalo llamando. Intenta una solicitud de reparación de rutina, alguien con una inundación, un interesado que pregunta por una unidad y un propietario que pide un encargado. Ajusta el flujo y sal en vivo.

InfiVoice cobra en créditos y un crédito equivale a 60 segundos de llamada. El plan Free incluye 100 créditos, suficientes para crear y probar el guion. Pro cuesta $79 al mes con 250 créditos.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe decir una recepcionista cuando llaman a una administradora de propiedades?

Saludar, averiguar si es residente, interesado o propietario, preguntar pronto por cualquier tema de seguridad, tomar los datos y pasar la llamada a la persona adecuada.

¿Debe la recepción hablar de rentas o contratos por teléfono?

Sigue tu propia política. El guion de arriba lleva esas preguntas a tu anuncio oficial o a una devolución de llamada y nunca lee datos de una cuenta a alguien sin confirmar.

¿Puede un agente de voz con IA atender llamadas de administración de propiedades?

Puede tomar datos de mantenimiento, responder con tu horario y políticas y agendar visitas. Decide de antemano que quien reporta fuego, olor a gas o una inundación reciba la indicación de llamar a emergencias de inmediato.

¿Puedo probarlo sin pagar?

Sí. El plan Free incluye 100 créditos.

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