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Guion telefónico para recepción de HVAC y climatización (listo para copiar)

InfiVoice · 2026-11-14

Las llamadas de climatización llegan en oleadas, justo cuando el técnico no puede contestar. Un buen guion saca la dirección, el síntoma y la urgencia en menos de dos minutos y agenda la visita. Copia el guion de abajo, cambia lo que va entre corchetes y úsalo con una persona o con un agente de voz con IA.

Antes de copiarlo

Define cuatro cosas. Tu zona de servicio, los servicios que ofreces (reparación, mantenimiento, instalación), tus criterios de urgencia y quién atiende una emergencia fuera de horario. El guion funciona cuando cada respuesta lleva a un siguiente paso claro.

Una regla va al principio. Si la persona huele a gas, huele o ve algo quemándose, o menciona síntomas de monóxido de carbono, quien contesta le dice que salga del lugar y llame a emergencias (911 en EE. UU.) o a la línea de emergencias de la compañía de gas. No se intenta resolver nada por teléfono en esos casos.

1. Saludo

> "Gracias por llamar a [Nombre de la empresa], habla [Nombre]. ¿En qué le puedo ayudar?"

Fuera de horario, dilo y sé útil.

> "Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. Ahora mismo la oficina está cerrada, pero puedo tomar sus datos y programar un técnico. ¿Qué le pasa a su equipo?"

2. Primeras preguntas

Toma los datos de contacto antes que nada, por si se corta la llamada.

> "¿Me da su nombre y el mejor número para localizarle?"

> "¿Cuál es la dirección del servicio, con número de departamento y código postal?"

Comprueba el código postal contra tu zona de servicio enseguida, para no agendar un trabajo que no puedes cubrir.

3. Preguntas de calificación

> "¿Es la calefacción, el aire acondicionado u otra cosa, como el termostato o los ductos?"

> "¿Qué hace o qué no hace? ¿No enciende, sopla aire tibio o frío, hace ruido o gotea?"

> "¿Desde cuándo pasa?"

> "¿Sabe la marca o la edad del equipo? Si no, no hay problema, el técnico lo revisa."

> "¿Es una casa, un departamento o un negocio? ¿Es propietario o inquilino?"

> "¿Hay en casa alguna persona mayor, un bebé o alguien con un problema de salud?"

Anota las respuestas con las palabras de quien llama. El técnico las lee antes de la visita.

4. Urgencias

Escribe tu propia lista de urgencias en una sola página. Ejemplos comunes son quedarse sin calefacción con frío extremo, sin aire con calor extremo y personas vulnerables en casa, agua que gotea del equipo o olor a quemado.

> "Eso suena urgente, así que lo voy a avisar ahora mismo al técnico de guardia. Mantenga el teléfono cerca y, si huele a gas o a humo, salga de la casa y llame al 911."

Promete solo una ventana de llegada que puedas cumplir. Si no puedes, di cuándo es la próxima visita disponible.

5. Servicios que no ofreces

> "Ese tipo de trabajo no lo hacemos, y no quiero hacerle perder el tiempo. ¿Quiere que le sugiera a quién llamar?"

Nombra solo recomendaciones que hayas elegido a propósito.

6. Agendar la visita

> "Puedo enviar un técnico el [Día, Horario] o el [Día, Horario]. ¿Cuál le conviene más?"

> "Hay un cargo de [diagnóstico / visita] de [monto] que [se descuenta de la reparación / es aparte]. ¿Le parece bien?"

> "Recibirá una confirmación por [mensaje / correo] con la ventana de llegada del técnico."

> "Por favor, asegúrese de que haya un adulto en casa y de que el técnico pueda llegar al equipo."

Menciona precios solo si son fijos y ciertos. Si varían, di que el técnico da un presupuesto antes de empezar.

7. Llamadas de mantenimiento e instalación

> "¿Busca un mantenimiento, un presupuesto de un equipo nuevo o una reparación?"

> "Para un presupuesto de reemplazo, nuestro estimador visita la casa. ¿Le agendo una hora?"

8. Despedida

> "Gracias, [Nombre]. Queda agendado el [Día, Horario] en [Dirección]. Si algo cambia, llámenos al [número]. Que esté cómodo."

Usa este guion como agente de voz con InfiVoice

Puedes convertir este guion en un agente de voz que conteste todas las llamadas, también de noche y en fines de semana.

Empieza por el flujo de la llamada. Pega el saludo y añade las preguntas en orden. Configura la lista de urgencias como una rama que avise a tu técnico de guardia o transfiera la llamada a una persona.

Después añade una base de conocimiento con tu zona de servicio, servicios, horarios, política de cargos y lo que no atiendes. InfiVoice responde con ese contenido en lugar de inventar. Conecta tu calendario para que las visitas caigan en la agenda del técnico correcto.

Por último, pruébalo llamando. Simula una urgencia sin calefacción, un código postal fuera de zona y alguien que cambia de idea. Ajusta el flujo y sal en vivo.

InfiVoice cobra en créditos y un crédito equivale a 60 segundos de llamada. El plan Free incluye 100 créditos, suficientes para construir y probar el guion. Pro cuesta $79 al mes con 250 créditos.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe preguntar primero una recepcionista de climatización?

El nombre, el teléfono y la dirección del servicio. Lo demás se puede recuperar si se corta la llamada, esos datos no.

¿Cómo manejo una llamada con olor a gas o monóxido de carbono?

No intentes resolverlo por teléfono. Pide que salgan del lugar y llamen al 911 o a la línea de emergencias de la compañía de gas.

¿Puede un agente de voz con IA agendar citas de HVAC?

Sí. Con el calendario conectado puede ofrecer horarios libres y confirmar uno, y pasar las urgencias a tu técnico de guardia.

¿Puedo probarlo sin pagar?

Sí. El plan Free incluye 100 créditos.

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