Cómo dejar de perder llamadas en una academia de idiomas
Una academia de idiomas pierde llamadas en los momentos en que más se necesita: cuando hay clase, cuando el profesor está en el aula y cuando alguien que trabaja de día quiere informarse por la tarde o por la noche. Un agente de voz con IA puede contestar esas llamadas, responder las preguntas frecuentes y dejar la cita de prueba agendada.
Por qué se pierden las llamadas
La recepción de una academia suele estar ocupada justo cuando llegan más consultas. Hay clases en curso, grupos que entran y salen, y un profesor que no puede atender el teléfono. Las consultas se concentran además en temporadas concretas, como el inicio de curso o los meses de matrícula.
Quien llama para preguntar por niveles, precios o horarios suele tener prisa. Si cae en el buzón, llama a la siguiente academia de su lista. El interesado no espera a que le devuelvas la llamada.
Qué opciones tienes
Personal de recepción dedicado. Ofrece trato personal y resuelve casos delicados en el momento. Su límite es el horario de oficina y el coste de tener a alguien disponible en todo momento. Tampoco cubre las horas en que el personal está en clase.
Contestador o buzón de voz. Es barato y fácil de montar. Sin embargo, no responde preguntas, no agenda nada y deja al interesado esperando. Muchas personas no dejan mensaje.
Agente de voz con IA. Contesta a cualquier hora, responde preguntas sobre idiomas, niveles y horarios con la información que tú le das, recoge nombre y teléfono, agenda una clase de prueba y pasa a una persona las llamadas urgentes o las quejas. Sus límites son claros: funciona tan bien como la información que le cargues, no sustituye una conversación pedagógica compleja y conviene revisar sus conversaciones durante las primeras semanas.
Para muchas academias, la combinación más práctica es un agente de voz para las horas en que nadie contesta y una persona para el resto del día.
Cómo configurarlo en InfiVoice
1. Carga la base de conocimiento. Incluye los idiomas que enseñas, los niveles, los grupos y horarios, el precio de la matrícula y la política de cancelación. Usa solo datos que tú hayas confirmado.
2. Diseña el flujo de la llamada. Un orden sencillo es: saludo, idioma de interés, nivel, nombre y teléfono, preferencia de horario, y después agendar una clase de prueba o programar una devolución de llamada. El constructor de flujos te permite hacerlo sin programar.
3. Configura horarios y festivos. Así el agente sabe cuándo puede ofrecer clases y cuándo debe tomar un mensaje. Revisa la guía de horarios y festivos.
4. Define cuándo pasar a una persona. Las urgencias, las quejas y las peticiones de devolución de dinero deben llegar a alguien del equipo. Consulta cómo transferir llamadas a una persona.
5. Prueba antes de activarlo. Llama tú mismo desde varios teléfonos y prueba preguntas típicas, incluidas las que hacen los clientes molestos.
6. Revisa las conversaciones cada semana. Corrige las respuestas que no sean exactas y añade a la base de conocimiento lo que los interesados pregunten y no tengas cubierto.
Cuánto cuesta probarlo
InfiVoice cobra por créditos, y un crédito equivale a 60 segundos de llamada. El plan Free incluye 100 créditos. El plan Pro cuesta $79 al mes e incluye 250 créditos. Consulta los precios para ver el detalle actual.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas llamadas pierde una academia?
Depende de tu volumen y de tu horario. Antes de decidir, cuenta las llamadas sin contestar de los últimos 30 días. La guía de cómo calcular el costo de las llamadas perdidas te explica cómo hacerlo con tus propios números.
¿El agente puede responder en inglés u otros idiomas?
InfiVoice atiende llamadas en más de 30 idiomas. Prueba las preguntas en cada idioma que te interese antes de activarlo.
¿Puede el agente inscribir a un alumno directamente?
El agente recoge los datos y agenda una clase de prueba o una devolución de llamada. La matrícula y el cobro siguen en manos de tu equipo.
¿Sustituye a mi recepcionista?
No tiene por qué. Muchas academias lo usan para cubrir las llamadas fuera de horario y en las horas de clase, y dejan a su equipo las conversaciones que requieren criterio.
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