Cómo dejar de perder llamadas en una clínica veterinaria
Una clínica veterinaria pierde llamadas cuando el equipo está con un paciente en la mesa de exploración, cuando el teléfono suena en plena cirugía o cuando alguien llama de noche con una duda urgente. Un agente de voz con IA puede contestar esas llamadas, responder lo básico y dejar la cita o el aviso registrados.
Por qué se pierden las llamadas
En una clínica pequeña, la misma persona recibe a los clientes, atiende el mostrador y apoya al veterinario. Cuando hay consulta, ingreso o cirugía, nadie puede coger el teléfono durante minutos seguidos.
Las llamadas se concentran en momentos previsibles: primera hora de la mañana, la vuelta de la comida y el final de la tarde, cuando los dueños salen del trabajo. Si la línea da ocupado o cae en un buzón, muchas personas no vuelven a llamar y buscan otra clínica.
Qué opciones tienes
Recepción dedicada. Es la opción con más trato personal y la mejor para casos delicados, como un animal que no come o una duda sobre una medicación. Su límite es el horario y el coste de tener a alguien disponible mientras la clínica está abierta.
Contestador o buzón de voz. Es barato y no requiere configuración. Pero no responde preguntas, no agenda citas y muchos llamantes no dejan mensaje, sobre todo si tienen prisa.
Agente de voz con IA. Contesta a cualquier hora, responde preguntas sobre horarios, servicios y precios que le hayas cargado, recoge el nombre, el teléfono y el nombre del animal, propone una cita y pasa a una persona las llamadas que lo requieran. Tiene límites claros: no da diagnósticos ni consejos médicos, depende de la información que le proporciones y conviene revisar sus conversaciones durante las primeras semanas.
Para muchas clínicas, lo más práctico es combinar las dos opciones: el agente atiende cuando el equipo está ocupado o cerrado, y una persona gestiona el resto del día y las urgencias.
Cómo configurarlo en InfiVoice
1. Carga la base de conocimiento. Incluye servicios, horarios, tarifas de consulta confirmadas, vacunación, documentación necesaria para la primera visita y la política de cancelación. Usa solo datos que tú hayas comprobado.
2. Define qué pasa en una urgencia. Indica al agente que no dé consejo médico y que, ante síntomas graves, dé el número de urgencias de la clínica o de la clínica de guardia que tú elijas. Las dudas clínicas deben llegar a una persona.
3. Diseña el flujo de la llamada. Un orden sencillo es: saludo, motivo de la llamada, nombre del dueño, nombre y especie del animal, teléfono y preferencia de horario. Consulta cómo diseñar el flujo de llamada.
4. Configura horarios y festivos. Así el agente ofrece citas solo cuando hay hueco y toma mensajes fuera de horario. Revisa la guía de horarios y festivos y la de atención fuera de horario.
5. Define cuándo transferir. Las urgencias y las quejas deben pasar a una persona. Mira cómo transferir llamadas a una persona.
6. Prueba antes de activarlo. Llama desde varios teléfonos, prueba una urgencia simulada y revisa que el agente no invente precios ni tratamientos.
Planes y precio
El plan Free incluye 100 créditos. El plan Pro cuesta 79 USD al mes e incluye 250 créditos. Un crédito equivale a 60 segundos de llamada. Consulta los detalles en precios.
Preguntas frecuentes
¿El agente puede dar diagnósticos?
No. Está pensado para contestar, informar sobre horarios y servicios, y registrar el aviso. Las preguntas clínicas deben llegar al equipo veterinario.
¿Qué pasa con las llamadas de urgencia?
Puedes configurar que el agente dé el número de urgencias que tú indiques o transfiera la llamada a una persona.
¿Puede agendar citas?
Puede proponer huecos y registrar la petición según los horarios que configures. Revisa tu flujo antes de activarlo para confirmar que se ajusta a tu agenda.
¿Sustituye a la recepción?
No necesariamente. Es más útil para cubrir las llamadas que llegan cuando nadie puede contestar.