Cómo dejar de perder llamadas en un despacho contable o gestoría
Un despacho contable pierde llamadas cuando todo el equipo está con declaraciones, cierres o nóminas y el teléfono sigue sonando. Un agente de voz con IA puede contestar, responder lo básico sobre documentación y plazos generales, y dejar cada petición registrada para que el gestor la revise.
Por qué se pierden las llamadas
En un despacho pequeño, quien atiende el teléfono también prepara impuestos, revisa facturas y cierra trimestres. Durante esas semanas, una llamada de cinco minutos puede interrumpir el trabajo de todo el día, así que muchas se quedan sin contestar.
Las llamadas se concentran en momentos previsibles: antes de cada plazo fiscal, cuando llegan los requerimientos de la administración y al principio de mes, cuando los clientes preparan las facturas. Si la línea comunica o cae en un buzón, muchos clientes llaman al siguiente despacho de la lista.
Qué opciones tienes
Recepción dedicada. Da el trato más cercano y es la mejor opción para temas delicados, como un requerimiento urgente o una queja. Su límite es el horario laboral y el coste de tener a alguien disponible todo el día.
Contestador o buzón de voz. Es barato y no requiere configuración. Pero no responde preguntas, no registra la petición en detalle y muchos clientes no dejan mensaje cuando tienen prisa.
Agente de voz con IA. Contesta a cualquier hora, responde preguntas frecuentes que le hayas cargado (documentación para una cita, horario de atención, qué hace falta para una alta de autónomo), recoge el nombre, la empresa, el teléfono y el motivo, y pasa a una persona las llamadas que lo requieran. Tiene límites claros: no asesora fiscalmente, depende de la información que le proporciones y conviene revisar sus conversaciones durante las primeras semanas.
Para muchos despachos lo más práctico es combinar opciones: el agente atiende mientras el equipo trabaja en plazos, y una persona lleva las urgencias y los asuntos de fondo.
Cómo configurarlo en InfiVoice
1. Carga la base de conocimiento. Incluye servicios, horarios de atención, documentación que pedís para cada trámite y la política de citas. Usa solo datos que tú hayas comprobado.
2. Define qué no debe responder. Indica al agente que no dé consejo fiscal, laboral ni jurídico. Las consultas de fondo deben quedar registradas para que las trate el gestor.
3. Diseña el flujo de la llamada. Un orden sencillo es: saludo, motivo de la llamada, nombre y empresa, teléfono, y si es cliente o nuevo. Consulta cómo diseñar el flujo de llamada.
4. Configura horarios y festivos. Así el agente ofrece citas solo cuando hay hueco y toma mensajes fuera de horario. Revisa la guía de horarios y festivos y la de atención fuera de horario.
5. Define cuándo transferir. Los requerimientos con plazo, las quejas y los clientes que piden hablar con su gestor deben pasar a una persona. Mira cómo transferir llamadas a una persona.
6. Prueba antes de activarlo. Llama desde varios teléfonos, simula una llamada con un plazo urgente y revisa que el agente no invente documentación ni fechas.
Si tu despacho también recibe llamadas de clientes que vienen con quejas, revisa cómo manejar llamadas de clientes molestos.
Planes y precio
El plan Free incluye 100 créditos. El plan Pro cuesta 79 USD al mes e incluye 250 créditos. Un crédito equivale a 60 segundos de llamada. Consulta los detalles en precios.
Preguntas frecuentes
¿El agente puede dar consejo fiscal?
No. Está pensado para contestar preguntas generales, informar sobre horarios y documentación, y registrar la petición. Las cuestiones de fondo deben llegar al gestor.
¿Qué pasa con los requerimientos urgentes?
Puedes configurar que el agente transfiera la llamada a una persona o registre el asunto como prioritario.
¿Puede agendar citas?
Puede proponer huecos y registrar la petición según los horarios que configures. Revisa tu flujo antes de activarlo para confirmar que se ajusta a tu agenda.
¿Sustituye a la recepción?
No necesariamente. Es más útil para cubrir las llamadas que llegan cuando nadie puede contestar, sobre todo en temporada alta.